【仕事効率化】デキる女性の秘密！「段取り八分」でスムーズに仕事をこなすコツ

仕事の効率を上げたいけど、なかなかうまくいかない…そんな風に感じることはありませんか？

仕事がスムーズに進む人と、なかなか終わらずにバタバタしてしまう人の違いは何なのでしょう？

実は、そのカギとなるのが「段取り力」なんです。

「段取り八分」という言葉を聞いたことがあるかもしれませんが、これは“仕事の成功の8割は準備で決まる”という考え方。

しっかりと準備をしておけば、あとはスムーズに進めるだけ！

仕事上手な人たちは、この原則を活用して、限られた時間の中で効率よく成果を出しています。

今回は、そんな「段取り八分」を活かして仕事をラクに、スムーズに進める方法をご紹介します。

忙しい毎日を少しでも快適にするために、ぜひ試してみてくださいね！

仕事がスムーズに進む人の共通点は「段取り力」

仕事を効率よくこなしている人たちには、ある共通点があります。

それは「しっかりと準備をしていること」。段取りが上手な人ほど、無駄な作業や時間のロスを減らし、スムーズに仕事を終えています。

たとえば、資料を作る前に情報を整理しておけば、あちこち探す時間が省けますし、会議の前に議題を明確にしておけば、話がスムーズに進みます。

逆に、準備が不十分だと「何から手をつけていいか分からない」「やり直しが多くなる」など、余計な手間がかかってしまうんです。

つまり、段取り力を高めることで「焦らず・迷わず・効率よく」仕事が進められるようになります。

それでは、具体的にどんな工夫をすればいいのか、詳しく見ていきましょう！

効率アップのために試したい5つのステップ

まずは「ゴール」を明確にする

仕事を始める前に「この作業のゴールは何か？」を明確にすることが大切です。

たとえば、資料作成なら「誰に、何を伝えたいのか」、メール対応なら「相手にどんなアクションを取ってほしいのか」を考えましょう。

目的がはっきりすれば、無駄な作業を減らせます。

タスクを細かく分ける

大きな仕事ほど「どこから手をつけていいか分からない…」と悩みがち。

そんなときは、作業を細かく分けて、ステップごとに進めていくのがおすすめです。

たとえば、「プレゼン資料を作る」なら、「情報収集」「構成を考える」「スライドを作る」「見直し」のように細かく区切ると、進めやすくなります。

優先順位を決める

すべての仕事を同時に片付けようとすると、どれも中途半端になりがち。

まずは「最も大事なタスク」を見極め、優先的に取り組みましょう。

優先順位の決め方として、以下のような基準を使うのもおすすめです。

✅ 緊急度が高いもの（すぐに対応が必要なもの）

✅ 重要度が高いもの（後々の成果に影響するもの）

✅ 他の作業に影響を与えるもの（これが終わらないと次の作業に進めないもの）

これらを意識することで、効率よく仕事を進めることができます。

タイムマネジメントを意識する

ダラダラと作業を続けるよりも、「この作業は○分以内に終わらせる」と時間を決めるほうが、集中力が高まります。

たとえば、ポモドーロ・テクニック（25分作業＋5分休憩）を活用すると、短時間でも効率よく仕事が進みます。

また、「午前中は頭を使う仕事」「午後はルーティン作業」といったように、時間帯ごとの効率を考えてスケジュールを組むのも◎

自分に合ったリズムを見つけましょう！

事前準備をしっかりする

「いざ作業を始めたら、必要な資料が見つからない…」「途中でツールの設定が必要になって時間をロス…」なんて経験はありませんか？

作業をスムーズに進めるには、事前準備が欠かせません。

たとえば、

✅ 必要な資料やツールを事前に用意しておく

✅ メールや打ち合わせのアジェンダを先に決めておく

✅ デスクやPCの整理をして、すぐに取りかかれる状態にする

このように、準備を整えておけば、作業にスッと入れるので、無駄な時間が減ります。

仕事効率化のカギは「段取り上手」になること

仕事を効率よく進めるためには、「いかに準備をしっかりするか」が重要。

段取りを意識するだけで、驚くほど仕事がスムーズになります！

✨ 今日から実践できるポイント

✔ 仕事のゴールを明確にする

✔ タスクを細かく分ける

✔ 優先順位を決めて進める

✔ 時間を意識して作業する

✔ 事前準備をしっかりする

最初は意識しないと難しいかもしれませんが、習慣にしてしまえば自然と身につきます。

毎日の仕事を少しでもラクに、快適にこなせるように、ぜひ試してみてくださいね！